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Telefonkonferenz durchführen

Für die Nutzung aller Steuerungsfunktionen und die Verwaltung Ihres Konferenzraumes, registrieren Sie sich bitte für unser kostenloses Kundenportal. Hier können Sie jederzeit Telefonkonferenzen planen, dazu einladen und live online steuern. Den Login zum Kundenportal finden Sie auf www.meetyoo.de oben rechts im Menü unter „Kundenlogin“. Die Konferenzsteuerungsfunktionen über Ihre Telefontastatur finden Sie im Folgenden aufgelistet.

Telefonkonferenz sofort starten

Einwahl des Moderators: Zum vereinbarten Zeitpunkt wählen Sie die entsprechende Einwahlnummer (zu finden in Ihrer Zugangsdaten-E-Mail) und werden aufgefordert, die Moderator-PIN einzugeben (Conference Entry Code), gefolgt von der #-Taste. Sobald Sie als Moderator sich eingewählt haben, ist Ihr Konferenzraum aktiv. Vorher hören die Teilnehmer Musik und können nicht miteinander sprechen.

Einwahl der Teilnehmer: Die anderen Teilnehmer der Telefonkonferenz wählen sich ebenso ein, geben aber die Teilnehmer-PIN und #-Taste ein.

Telefonkonferenz planen

Planen Sie Ihre Telefonkonferenz ganz einfach im Voraus mittels der vorgefertigten Konferenzplanung im Kundenportal, welche Sie über das Menü „Geplante Konferenzen“ erreichen.

Tragen Sie alle relevanten Daten in die Maske ein, wählen Sie Ihre Einwahlnummern aus und passen Sie bei Bedarf Ihren Einladungstext an.

Schicken Sie eine Einladungs-E-Mail an bereits vorhandene Kontakte aus Ihrem Adressbuch oder legen Sie neue Teilnehmer an.

Telefonkonferenz-Tastenbefehle für Teilnehmer

0# Operator-Hilfe ruft den Operator für individuelle Hilfe
*0 Aufzählen aller Steuerungsoptionen zählt alle verfügbaren Steuerungsoptionen auf
*2 Stoppen Bandansage beendet automatische Ansagen des Sprachcomputers
*4 Anpassen Lautstärke reguliert eigene Lautstärke (lauter/leiser)
*6 Stumm-/Freischalten schaltet eigene Leitung stumm/frei

Zusätzliche Telefonkonferenz-Tastenbefehle für Moderator

*5 Entsperren/Entsperren Konferenzraum öffnet oder schließt den Konferenzraum, so dass keine weiteren Teilnehmer der Konferenz beitreten können
*7 Ein-/Ausschalten Präsentationsmodus schaltet um zum Präsentationsmodus, bei dem alle anderen Konferenzteilnehmer stumm geschaltet werden; durch erneutes Umschalten Rückkehr in den normalen Modus
#1 Abspielen Teilnehmernamen Namen, die zu Beginn der Konferenz aufgezeichnet wurden, werden abgespielt
#2 Angabe Teilnehmeranzahl Anzahl aller Konferenzteilnehmer wird bekannt gegeben
#3 Dial-Out-Verbindung durch den Operator (Aufpreis) Ermöglicht das Hinzunehmen weiterer Teilnehmer durch den Operator
#7 Starten/Stoppen Aufzeichnung & Abspielen alter Aufzeichnungen startet/stoppt die Aufzeichnung der Telefonkonferenz
#9 Beenden der Konferenz durch Auflegen des Moderators Beendigung der Telefonkonferenz für alle Teilnehmer mit vorheriger Abfrage, ob die Konferenz beendet werden soll
## Beenden Konferenz Sofortige Beendigung der Telefonkonferenz für alle Teilnehmer

Tipps für eine erfolgreiche Telefonkonferenz

Erfahren Sie in diesem Video, wie Sie Ihre Telefonkonferenz noch erfolgreicher gestalten können.

Testen Sie unsere Telefon- und Webkonferenzen kostenlos mit bis zu 10 Teilnehmern.

Webkonferenz durchführen

Hinweis: Nutzer der nicht-browserbasierten, Stand-Alone-Version von BusinessMeeting finden die entsprechende Anleitung hier.

Webkonferenz als Moderator starten

1. Rufen Sie webmeeting.online auf oder starten Sie die Webkonferenz-App.

2. Wählen Sie „Ich bin Moderator“ (Sollten Sie nicht über einen WebRTC-fähigen Browser verfügen, wird Ihnen der Download der Webkonferenz-App angeboten. Sie starten nach dem Download die App und wählen „Ich bin Moderator“.)

3. Geben Sie Ihre Moderator-PIN ein klicken Sie auf „Starten“.

4. Ihr Meeting wird gestartet und Sie können Ihren Bildschirm freigeben oder weitere Teilnehmer einladen.

Webkonferenz als Teilnehmer beitreten

1. Rufen Sie webmeeting.online auf oder starten Sie die Webkonferenz-App.

2. Wählen Sie „Ich bin Teilnehmer“ (Sollten Sie nicht über einen WebRTC-fähigen Browser verfügen, wird Ihnen der Download der Webkonferenz-App angeboten. Sie starten nach dem Download die App und wählen „Ich bin Teilnehmer“.)

3. Geben Sie Ihre Teilnehmer-PIN ein und klicken Sie auf „Starten“.

4. Sie treten in das Meeting ein und sehen den aktuell freigegebenen Bildschirm.

Teilnehmer einladen

Über die Sidebar auf der rechten Seite können Sie die Einladungs-Funktion aufrufen.

Ihnen stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Sie können den Teilnehmer-Link über „Konferenzlink kopieren“ in die Zwischenablage kopieren und ihn in einer Anwendung Ihrer Wahl einfügen, um den Link an Teilnehmer weiterzuleiten. Dieser individuelle Link führt den Teilnehmer ohne PIN-Eingabe in die Konferenz. Er muss lediglich seinen Namen eingeben.

Über die Funktion „E-Mail-Einladung“ öffnen Sie eine E-Mail Vorlage mit allen wichtigen Zugangsdaten zu Ihrem Meeting in Ihrem vordefinierten E-Mail-Client.

Gesamte Konferenz steuern (als Moderator)

Sie haben folgende Funktionen, die sich auf ihre gesamte Konferenz auswirken:

Alle Teilnehmer stumm/laut schalten:
Sie können die Mikrofone aller Teilnehmer mit einem Klick stumm oder laut schalten.

Raum abschließen:
Sie können ihren Konferenzraum für den Zutritt weiterer Teilnehmer sperren. Versucht sich ein weiterer Teilnehmer einzuwählen, so wird dieser an einen Operator weitergeleitet.

Einzelne Teilnehmer steuern (als Moderator)

Neben den Funktionen um ihren eigenen Benutzer zu steuern haben Sie die Möglichkeit ihre Teilnehmer zu verwalten. Um einen einzelnen Teilnehmer steuern oder bearbeiten zu können, wählen Sie „…“ am gewünschten Teilnehmer aus. Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Namen ändern:
Sie können den vom Teilnehmer beim Login angegebenen Namen als Moderator anpassen. Der aktualisierte Name wird sofort allen Teilnehmern angezeigt.

Mikrofon stumm/laut schalten:
Sie können sich temporär stumm schalten, um nicht in der Konferenz gehört zu werden. Über die gleiche Funktion schalten Sie ihr Mikrofon später wieder auf laut.

In den Warteraum gehen:
Wenn Sie die Konferenz für einen gewissen Zeitraum verlassen und später wieder zurückkehren wollen können Sie für diese Zeit sich in den Warteraum begeben.

Konferenz verlassen:
Sie können die Konferenz verlassen indem Sie diese Funktion nutzen oder ihr Telefongespräch beenden.

Präsentatorrolle übergeben:
Der Moderator hat die Möglichkeit, jedem Teilnehmer die Präsentatorrolle zu übergeben, damit dieser seinen Bildschirm oder eine Anwendung freigibt. Die Freigabe wird beim Moderator sofort beendet. Der neue Präsentator erhält eine Information, dass ihm das Präsentationsrecht übergeben wurde.

Präsentatorrolle entziehen:
Als Moderator haben Sie die Möglichkeit, dem aktuellen Präsentator das Freigaberecht auch ohne dessen Zutun zu entziehen. Der Teilnehmer wird über einen Dialog darüber informiert. Der Moderator kann anschließend einem anderen Teilnehmer das Präsentationsrecht übertragen oder seinen eigenen Bildschirm teilen.

Teilnehmer entfernen:
Der Moderator hat die Möglichkeit, einen Teilnehmer aus dem Online-Meeting zu entfernen. Der Web Client und die Telefonverbindung werden in diesem Fall getrennt.

Webkonferenz beenden

Wenn Sie als Moderator das Meeting beenden wollen, wählen Sie „…“ und „Beenden“.

Das Beenden müssen Sie noch einmal bestätigen, da durch diesen Schritt etwaige Freigaben beendet werden und alle noch verbleibenden Teilnehmer aus dem Web Meeting entfernt werden.

Haben Sie Fragen?

Haben Sie Fragen zum Quickguide von BusinessMeeting? Oder benötigen Sie Hilfe bei der Durchführung einer Telefonkonferenz oder Webkonferenz? Wir stehen Ihnen sehr gerne für alle Belange rund um Ihre Konferenzen zur Verfügung. Wir freuen uns auf Sie.

Ansprechpartner
  • Ihr persönlicher
    Ansprechpartner

    • Telefon: +49 30 868 710 500
    • Mail: info@meetyoo.de
    • (Mo. – Fr. von 8 – 22 Uhr)

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